Acesso Remoto: Google Docs e sua organização de arquivos

Como mencionei no final da coluna anterior, talvez o conceito que os novos usuários do Google Docs mais estranhem é o das “coleções”, assunto desta coluna.

Google Docs e sua organização de arquivos
(Foto: Reprodução)

A razão para tal estranheza é simples: uma “mudança de paradigma” bastante radical que deixa os usuários de sistemas convencionais de organização de documentos desorientados. Ou não: se você é um usuário antigo do GMail, o correio eletrônico do Google, e está habituado com a organização de mensagens usando “marcadores” adotada por ele, talvez não estranhe tanto o uso das coleções.
Explicando: até o momento os sistemas de arquivos empregados pelos sistemas operacionais tradicionais se baseiam no mesmo paradigma utilizado para organizar documentos em papel nos arquivos de, por exemplo, uma empresa. Um sistema que utiliza uma estrutura hierárquica rígida na qual todos os documentos estão em um conjunto de salas contendo arquivos metálicos que por sua vez contêm gavetas em cujo interior há pastas suspensas que guardam os documentos.
Assim, para encontrar um documento basta saber o “caminho” a percorrer: abre-se a sala em que se sabe onde ele está arquivado, no interior dela identifica-se seu arquivo metálico, abre-se a gaveta desejada, retira-se a pasta suspensa que contém o documento e basta folhear seu conteúdo para ter acesso a ele.
Nos sistemas de arquivos convencionais a coisa é semelhante: eles mantêm uma estrutura hierárquica igualmente rígida, com o aspecto de uma árvore invertida, onde a raiz está no topo e as ramificações se desenvolvem para baixo. É a chamada “estrutura hierárquica em árvore”, adotada pelos diretórios do velho DOS e pelas pastas de Windows, por exemplo.

Figura 1: Estrutura hierárquica em árvore (Foto: Reprodução/B.Piropo)

A organização é semelhante à mostrada na Figura 1 e, indiscutivelmente, funciona. Bem, pelo menos vem funcionando nestes trinta e poucos anos em que os computadores pessoais se disseminaram, adotada por praticamente todo sistema operacional. É uma organização do tipo “cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa”, ou seja, se um arquivo se encontra em uma determinada subpasta de uma pasta de um determinado ramo, jamais poderá ser encontrado em outra.
É verdade que para contornar esta limitação os desenvolvedores de Windows usaram o conceito de “Atalhos”, que funcionam como ponteiros para objetos. Ou seja: não importa em que local um objeto (arquivo ou pasta) esteja armazenado, pode-se criar em outros locais atalhos que “apontam” para ele, o que permite que se possa acessar o mesmo objeto de diferentes locais. Mas um atalho é apenas isto: um ponteiro, um representante do objeto, não o objeto. Alterações no atalho não afetam o objeto e, muito especialmente, a remoção de um atalho não implica a remoção do objeto.
Já o Google Docs usa uma organização baseada em um paradigma totalmente diferente, que não se baseia no local onde os objetos estão armazenados, mas sim os organiza de acordo com seus conteúdos e características comuns, escolhidas à critério dos usuários. Um sistema denominado “coleções”.
Mas, afinal, como este negócio funciona?
Para começar, quando você cria (ou transfere via Internet) arquivos em seu espaço de armazenamento do Google Docs, todos eles vão para o mesmo local (ou “container”). O que corresponde, grosseiramente, a organizar seus objetos guardando-os todos em um mesmo saco. Uma ideia que, dita assim de chofre, causa no mínimo um arrepio em quem gosta de manter suas coisas organizadas.
Mas, se você é maníaco por organização, como eu, diga-me lá: qual seu objetivo em manter “cada coisa em seu lugar”? Por mais que você matute à respeito, a resposta não pode ser muito diferente: você os organiza para fazer com que eles sejam encontrados com facilidade quando deles precisar.
Então, pergunto: se eu lhe oferecer uma forma alternativa de organização que lhe permita encontrar o que precisa tão rapidamente (na verdade, em geral, mais ainda) do que o encontraria localizando-o em uma estrutura em árvore hierárquica à qual você se acostumou durante anos, que diferença fará o fato deles estarem em um mesmo local ou não?
Do ponto de vista teórico, diferença nenhuma. E, do ponto de vista prático, você pode até mesmo ter algumas vantagens. Por exemplo: no sistema de organização em coleções usado pelo Google Docs, um mesmo objeto pode “pertencer” a (ou estar localizado em) diversas coleções. E você terá acesso a ele (ou seja, ao próprio objeto em toda sua integridade) não importa que coleção usou para procurá-lo. Quando o alterar, caso volte a acessá-lo através de outra coleção, as alterações lá aparecerão. E, ao contrário dos atalhos, se você remover o objeto, não importa que coleção usou para fazê-lo: ele será removido de todas as demais.
Então vamos ver o que de fato são estas coleções e como lidar com elas.